聚焦高價值工作的4個行動法則，有效提升產能與報酬率

待在辦公室，從早忙到晚，眼看同事一個個下班，你卻只能看著一項項未完成的待辦事項，心裡緊張得發慌，不知該從哪件做起……。想改變這樣的場景，你可以運用「焦點法則」逐步分析自己的工作環節，專注在最大效益的事情上，創造更高的工作報酬率。




《成功人生的焦點法則》作者布萊恩‧崔西（Brian Tracy）強調，現在是知識工作者的時代，薪資不再由工作時數決定，而是依據成果來賺錢，想達成收入和休閒時間同時加倍，絕對是可行的。只要運用80/20法則，檢視所有工作中有哪些20%的事情，能創造出80%以上的價值；接著，聚焦在這些高價值工作上，自然就會進步。要改善工作效率，成為職場卓越人士，崔西認為有4件事可做：



1.多做重要、但不緊急的事：

首先，你必須先擁有清晰的思慮，訂下明確的目標，並擬定清楚的書面行動計畫，排出工作清單中的優先順序，做更多對自己比較有價值的事。你可試著區分出「緊急」和「重要」工作，專心完成緊急且重要的事，再去做重要但不緊急的事，將是提高效率的關鍵。切記，多做重要但不緊急的事，才能減少緊急但不重要的「救火型工作」，告別瞎忙。



2.少做會妨礙目標達成的事：

一件件工作撲過來的速度，總讓人招架不住嗎？遇到這類情況，先別硬著頭皮、急著做事。崔西建議，應把自己想像成外聘的顧問，靜下心自問：「還有沒有更好的方法？」他提出簡化作業的概念，重新評估及整合，減少做些會阻礙你達成目標的事，訓練自己在任何時刻，辦公桌上都只有一個任務。



3.開始做些沒做過的事：

常有人問，不知該朝哪個方向前進；對此，崔西說，這類的人多半走上失敗一途，因為他們只關注當下，或緬懷過去的豐功偉業，卻不將眼光放遠到將來。



有份調查指出，歷代偉大領袖的共同特質就是「擁有願景」，足可見「思考未來」有多重要。願景，可能是你沒做過的事，也許是新選擇、新技能、新目標，你可以擬定一個5年計畫，估測5年內可達到的成就，接著不斷自問：「要如何達成目標？」並真的「開始」做些什麼。



4.停止做些沒幫助的事：

一個好習慣，能幫助人成長突破，但若有個習慣常阻撓你達成目標，也必須正視這個問題。崔西剖析成功人士的人格特質，認為「自律」是最重要的單一素質。在職場上練習自律，你會命令自己只做正確且必須的事，如此一來，就能看清楚有哪些工作對你毫無助益、且會拖慢進度。你也必須立即做出決定，遠離那些與你的理想目標背道而馳的事。（取材自《成功人生的焦點法則》，經濟新潮社出版。）



（整理 / 李雅雯，本文取材自《經理人月刊》2012年6月號）

掌握4 特質 人才與企業「跨界」不「出界」

【口述／104 獵才派遣事業群資深副總經理晉麗明 採訪整理／黃鈺雲】　




在科技公司也可以經營農場的時代，公司組織發展越來越多元化，人才尋找方向從專業的業界人員到廣泛的多功能角色，也算是一種「跨界」現象。雖然大家都非常關切跨界議題，但還是存在許多現實狀態待考驗。



跨不跨界有關係



從人才的角度看，跨界是必然的，一方面是因為人對工作多元性的渴求，一方面是許多組織的存續性越來越低，因此必須多元化發展，才有生存空間。在這種情況下，人才多元性也會被帶動，所以人才跨界也變成近年非常夯的議題。



從新鮮人到60 歲的人才幾乎都可跨界，但基本主軸應是至少工作3 至5 年，已知道工作的價值、理念、想法，並擁有職場技能，然後在工作5 年或10 年後開始考慮跨界。不過，如果是畢業後直接進到不同領域的跨界，就不存在資歷累積的問題，例如：醫學院學生跑去當歌手，學會計的進了出版社當編輯。



對人才的職涯發展來說，我們要強調的是，跨界是必須且無法迴避、無法閃躲之事，已是未來甚至當今的趨勢。人才要隨時準備好今天在台積電，明天可能進入王品牛排；或是今日在媒體界，明天卻進了百貨零售業的狀況發生，因為現在各行各業的多角化發展，行業與行業的界線也越來越模糊。



但對公司層面來說，對於錄用跨界中階人才可說是兩極化反應，顧慮者考量的是人才能不能馬上上火線？他們真的可以適任嗎？是否夠了解不同產業的文化嗎？畢竟不同領域帶來的影響，必定對公司有所衝擊。



所以，人才與企業組織間目前雖然都看著同一個方向，朝著同一股潮流，但是步調與進程可能大不相同。業界有許多跨界人才的招募與機制，但是人才可以發揮的舞台卻存在著不穩定的變數。



掌握4特質 成功跨界



面對組織轉型跨界的必然，以及跨界人才任用的不確定性，跨界人才的選任與招募更顯重要，而受到企業組織歡迎的跨界人才通常具備4 個特質：



1. 本業的專業能力。在跨界以前，之前的專業必須做得很好，有一定的成績，也就是說要有成功的故事。本業先做得有聲有色，才有條件談跨界。



2. 工作以外的事情也要做得很出色。意即在固定的工作內容之外，有無延伸找到其他附加價值。例如一個記者，基本工作內容可能是發稿，但因為每天接觸不同的人、事、物，從中發現不同主題，最後寫成一本書；再以我的角色為例，每天接觸很多企業老闆，發現每個人都有其獨到的特質，也許也可綜合歸納出一百種CEO 的面貌，集結成重要的資料。



經營好工作份內的專業事情，再延伸到工作以外的事情，才有跨界基礎。花時間關注工作外的事，有可能跟本業的連結性很高，也有可能很低，例如上班族白天上班，晚上學會燒一手好菜，雖然風馬牛不相干，也具有跨界基礎。簡言之，必須學會思考例行性工作以外的事，而這建立在本業工作的成就感先建立，才有辦法擴大到工作外的成就感。



3. 融入文化的特質與能力。坦白說，一般做到中高階主管的經理人，他只要願意做、想做，沒有做不好的，因為一個人若在A 公司表現很優秀，在B 公司也不會太差，因為主管具備的職能到最後就是通科。那為何還是會失敗呢？往往最大原因就是文化，每個公司老闆個性與企業文化不一樣；尤其到跨界層次，如果



前兩項要件都做到了，文化就是最大的考驗。例如原本在冷冰冰、有數據可循的科技業，跨領域到以客為尊、口味無法以數字丈量的食品業與餐飲業，能不能適應文化差異是跨界成不成功的關鍵。



4. 溝通協調能力。許多企業老闆在徵才時的第一個條件都是請我幫他們尋找溝通協調能力佳的人，抱怨著缺乏這類人才。弔詭的是，每個主管都認為自己的溝通能力很好，沒有人會認為自己溝通能力不足，但事實上，溝通能力好的人少之又少，這就是盲點。所以我最常提出來的就是：認為自己溝通能力好的人，一定要替自己再打個折扣；或是你已覺得自己身段很低，那一定不夠，隨時記得，還要再低。



新舊商業模式 人才需求大不同



企業體有新想法，也需要找人時，會產生非常多的變數，其一就是新商業模式的變數。



企業體越多元發展時，雖然人才跨界越有機會，但牽涉到公司策略跟商業模式的移轉與拓展並不容易，因此，多元發展雖隱含商機，真正成功接軌的卻不多，主要是因為商業模式失敗。



舉104 人力銀行為例，成立至今已16 年的104 已算傳統產業，因為就人力銀行的商業模式來看，簡而言之就是取代報紙的求職欄而已，所以人力銀行的商業模式被複製得很快，造成市場上類似的人力銀行林立。因此，104的背後幕僚天天都在傷腦筋苦於構思如何發展新的商業模式，突破現況。



儘管一個企業體要發展一個新的商業模式策略不是一件容易的事，但如果不這樣走，就是自掘墳墓。例如：健檢產業，只要擁有醫護人員與器材就可經營，所以只經營健檢很偏狹，但如果是經營「健康管理」就非常廣泛，只不過，要讓大家了解健康管理的概念沒那麼簡單，在人才需求上也大不相同。以健檢產業對於行銷人才的需求來說，第一個想法通常是找醫療院所出身的人才，但從單純健檢跨足到健康管理領域就不同了，因為醫療院所擅長的只是數據，健康管理的專業得靠其他領域的人才來協助。



新商業模式策略的形成跟跨界人才是互相呼應的，有策略、有想法固然重要，但不是每個老闆都天縱英才，一定要找到對的人規劃執行，才可以使公司端跟人才端碰撞出火花。但更多時候，企業與人才撞擊之後才會發現原來有些人並不適合，很難有把握立即找到對的人。

聰明使用工作時間

答案是不一定。財星雜誌報導，研究顯示，當一個人同時在做的事情簡單而且熟悉的時候，在不同的工作之間轉換，不需要花費太大的心力，因此能夠同時完成兩件事情，總生產力增加，例如，邊講電話邊操作洗衣機。








然而，當同時在做的事情複雜而且不熟悉的時候，總生產力則不見得會增加。這是為什麼，邊講電話邊開車常會發生意外，因為兩件事都只獲得了駕駛的部份注意力，當其中一件事所需要的注意力突然升高時，駕駛會來不及應付。







既然同時做一種以上的事情，不見得能夠解決時間不夠用的問題，忙碌的現代上班族，還有什麼方法能夠善用寶貴的工作時間？專家建議從以下五個方向著手：







1.把開會的次數儘量減到最低。許多調查顯示，大多數的人都認為，開會非常浪費時間，因此開會時，必須小心不讓會議變成時間殺手。例如，討論內容一定要和開會的目的有關、準時開始也準時結束、除非有人的太太今天是預產期，否則一律要求所有與會者關掉行動電話、手提電腦等，以專注於會議上。







2.當科技的主人，而不是僕人。現今的科技產品，大部份都可以被設定成不打擾人的狀態，學會如何使用，才能讓科技幫忙節省時間，而不是浪費時間。例如，學會設定電子郵件自動回覆功能，通知來信者稍候會儘快回覆他們，為自己爭取一段不受打擾的工作時間。







3.給自己一段時間。每天為自己空出一個小時，不接電話、不收電子郵件，也不跟別人交談，可以全心思考和計畫。這個小時最好安排在一大早，才不會因為太忙碌而沒有落實執行。







4.向別人說不。這樣做雖然不容易但是卻很必要，才能讓自己把工作焦點放在設定的目標上。另外，做工作計畫時，也要將私生活納入考量，忽視私生活的人，比較容易無法負荷工作上的壓力。







5.大刀刪減工作。調查顯示，一個人每天平均會浪費二０％的時間在沒有生產力的事物上。檢視手上等待處理的事項清單，對於事業生涯沒有長期影響的事項，立刻刪掉或者授權給別人去做。

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善用人才，發揮專長互補弱點




「如同堆積一個個磚塊建造房屋，充分活用每個人的長處，以便完成共同事業，這就是組織的課題。」──彼得‧杜拉克《有效的經營者》



以一個船長來說，魯夫不曾試著隱藏自己的弱點。他雖然認為自己很強，但從來不認為自己可以獨力當上海賊王，因此最初就計畫集合一群很棒的夥伴。當魯夫在海上漂流的時候，有人建議他應該找一位善於導航的航海士；魯夫餓肚子的時候，又有人建議他該找一位廚師，而魯夫總是爽快地說：「好啊，就這麼辦吧。」



坦誠面對自己的弱點



魯夫與戰鬥員索隆，飄流到巴其海賊團的活動據點而遇到娜美，一聽到她是航海士，就開口問她要不要加入。一開始娜美對海賊的印象非常差，只是暫時同意和魯夫聯手。隨後魯夫又吸收了廚師香吉士和狙擊手騙人布。表面上看起來，魯夫好像漫無目的地找人，其實他一開始就知道一艘船上需要具備哪些長處的成員。



進入「偉大的航道」之後，草帽海賊團又陸續增加了船醫喬巴、考古學家羅賓、船匠佛朗基和音樂家布魯克。成員就像彼得‧杜拉克（Peter F. Drucker）所稱的知識工作者，都是自己知識領域的專家，按照當前的任務需要而組織起來，以團體的一分子和其他專家共同合作。



魯夫並不在意他剛認識的娜美是個小偷，還一度把他獻給海賊巴其，只因為需要一位優秀的航海士，而娜美也的確是。後來，娜美不告而別，魯夫又一路追到她出生的可可亞西村，發現原來娜美隸屬於魚人惡龍領導的海賊團，惡龍卻欺騙她，利用導航專長為他畫海圖。魯夫決意打倒惡龍，惡龍非常瞧不起吃了惡魔果實、因此變成旱鴨子的魯夫，挑釁他：「像你這種被丟到海裡都沒辦法自己浮起來的人，到底能做什麼？」



魯夫回答：「就是因為我什麼都做不到，大家才會來幫我。我既不會劍術，也不會航海術，也不會做菜，更不會說謊。我有自信，如果別人不幫我，我根本活不下去！」



惡龍：「你居然如此肯定自己有多沒用，……根本不配當船長！你到底能做什麼？」



魯夫：「我可以打贏你！」（第10集90話）



完全信任部屬的專長



打倒惡龍搶回娜美後，魯夫完全相信娜美的能力。在航行途中，導航指針一度指向天空，魯夫也毫不猶豫地說：「那就到空中去吧。」最後他們乘著沖上天空的海流，旁邊是從天上掉落的其他船的殘骸，娜美感受到海流和風向的改變，當下開始發號施令：「如果對手是風和海的話，我就能夠航海！這艘船的航海士是誰啊？」香吉士：「是娜美！大家全部聽娜美的話！」成員大喊：「要掉下去了！娜美，快想辦法啊！」娜美：「不！沒有問題。只要掌握風向和海流，我們就可以一直上升！」







當機立斷，不怕做困難決策



「要是一艘船要沉了，船長不會召開會議，他會當機立斷。」──彼得‧杜拉克《21世紀的管理挑戰》



草帽海賊團來到以船匠聞名的水之七島。由於在旅程中多次受到敵人的攻擊，魯夫決定趁此時好好整頓他們的帆船：前進梅利號。



船長必須做艱困的決定



魯夫一行人前往卡雷拉造船公司，船塢的木工查看梅利號的情況，卻帶來「龍骨嚴重受損，不可能再航行」的噩耗。



魯夫無法接受，他大喊：「我們的船就是梅利號。只要修好就一定能繼續航行！沒問題的！今天還航行得很順利啊，為什麼突然就變得不能再航海了，我不相信！」



水之七島的市長，也是卡雷拉的社長艾斯巴古說：「難道要坐到船都沉了你才高興嗎？你是笨蛋嗎？你這樣也算是一船的船長嗎？」魯夫知道艾斯巴古說的是真的，他沈默了。（第35集328話）



魯夫深思熟慮過後，終於下定決心向夥伴們公布：「……我們就在這裡向梅利號道別吧。」，然後立刻調整心情、準備換船。全體成員都知道這是不得不接受的決定，只有騙人布堅決反對，他過去一直擔任船體的維修工作，和梅利號感情最深，而且梅利號是他的朋友可雅致贈的船。對騙人布來說，梅利號就像夥伴一樣，不能被捨棄。



船長必須保持威嚴



騙人布和魯夫因此起了嚴重的衝突。騙人布說：「不過是一群被別人稱為一流船匠的人這麼說，你就把一直和我們一起航海，還和我們經歷過大風大浪、戰鬥的夥伴，丟在這裡讓它自生自滅嗎？」



魯夫：「你說夠了沒啊！別以為只有你難過，我們都是一樣的心情啊！」



騙人布：「那就不要說你要換一艘船啊。」



魯夫：「這是我決定的事情，不管你說什麼，我的想法都不會改變！如果你對我的決定這麼有意見的話，那你現在就滾出……」



魯夫話沒說完，就被香吉士阻止了，魯夫也知道自己失言，但騙人布已失望地開口，說自己要離開海賊團。



雖然身為船上最弱的成員，騙人布卻向魯夫提出決鬥的要求，表示如果自己贏了，他就要接收梅利號。魯夫理所當然地贏了決鬥之後，向騙人布道別，並把梅利號交給他。但是當魯夫回到海賊團，卻只說了一句「好沉重。」面對所有人都難以接受的結局，索隆說：「這就是所謂的船長啊！不可以迷惘！如果你迷惘……那我們到底該相信誰。」（第35集333話）







（整理‧撰文 / 張玉琦，編輯 / 劉揚銘，攝影 / 賀大新，本文取材自《經理人月刊》2012年3月號）